Angebot schreiben im Handwerk: Aufbau, Positionen, Vorlage

Ein Angebot ist ein schriftliches Preisversprechen: Du beschreibst, welche Leistung du zu welchem Preis erbringst. Damit der Kunde das nachvollziehen kann und du dich später darauf berufen kannst, gehören immer die vollständigen Kontaktdaten von dir und dem Kunden, ein Angebotsdatum, eine eindeutige Angebotsnummer und eine kurze Beschreibung des Vorhabens hinein.

Das Herzstück ist die Positionsliste: einzelne Leistungs- und Materialposten mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Gesamtpreis pro Zeile. Darunter folgt die Summenrechnung mit Netto, Umsatzsteuer und Bruttobetrag. Ergänzt wird das durch Angaben zu Gültigkeitsdauer, Zahlungsbedingungen und einem voraussichtlichen Ausführungszeitraum.

Je konkreter du wirst, desto weniger Rückfragen und Streit gibt es später. Ein Angebot mit nur einer Pauschalzeile 'Badsanierung: 8.500 Euro' lädt zu Diskussionen ein. Eine aufgeschlüsselte Liste zeigt dem Kunden dagegen, wofür er zahlt, und schützt dich, wenn der Umfang sich unterwegs ändert.

Jede Position beantwortet drei Fragen: Was wird geliefert oder gemacht, in welcher Menge und zu welchem Preis? Trenne dabei möglichst Arbeitsleistung von Material, denn das erleichtert später die Kalkulation und die Rechnung. Für die Arbeitszeit setzt du deinen Stundensatz an, für Material den Einkaufspreis plus Aufschlag.

Die Einheit muss zur Leistung passen. Arbeitszeit rechnest du in Stunden ab, Material je nach Ware in Stück, Meter, Quadratmeter oder Pauschale. Achte darauf, dass Menge mal Einzelpreis sauber die Zeilensumme ergibt, sonst wirkt das Angebot unseriös und du verschenkst im Zweifel Geld.

Beim Stundensatz solltest du nicht nur den reinen Lohn ansetzen, sondern auch Werkzeug, Fahrzeug, Versicherung und unproduktive Zeiten einkalkulieren. Ein realistischer Stundensatz liegt deutlich über dem reinen Mitarbeiterlohn. Kalkulierst du zu knapp, arbeitest du am Ende auf eigene Kosten.

Im gewerblichen Bereich kalkulierst du in der Regel netto und weist die Umsatzsteuer separat aus. Du addierst die Netto-Zeilensummen zur Zwischensumme, schlägst darauf die Umsatzsteuer auf und erhältst den Bruttobetrag. Für Handwerks- und Serviceleistungen gilt in Deutschland im Normalfall der Regelsteuersatz von 19 Prozent; welcher Satz im Einzelfall zutrifft, ist eine steuerliche Frage.

Wichtig ist, dass das Angebot klar erkennen lässt, ob die Preise netto oder brutto gemeint sind. Bei Privatkunden ist der Bruttobetrag entscheidend, denn den zahlen sie tatsächlich. Weise deshalb Netto, Umsatzsteuer und Brutto getrennt aus, dann gibt es keine Missverständnisse.

Ein sauber getrennter Ausweis von Arbeits- und Materialkosten hilft Privatkunden außerdem, die Lohnkosten für haushaltsnahe Handwerkerleistungen steuerlich geltend zu machen – die Details klärt der Kunde mit seinem Finanzamt oder Steuerberater. Nutzt du selbst die Kleinunternehmerregelung, weist du keine Umsatzsteuer aus und ergänzt einen entsprechenden Hinweis; ob diese Regelung für dich gilt, ist ebenfalls eine steuerliche Frage.

Ein Angebot kann verbindlich oder freibleibend sein, und dieser Unterschied entscheidet, wie fest du an den genannten Preis gebunden bist. Ein verbindliches Angebot mit fester Gültigkeitsdauer bindet dich innerhalb dieser Frist an Preis und Umfang. Nimmt der Kunde in dieser Zeit an, kommt der Vertrag zu genau diesen Konditionen zustande.

Ein freibleibendes Angebot enthält einen Zusatz wie 'freibleibend' oder 'unverbindlich' und lässt dir Spielraum, falls sich Materialpreise ändern oder der Umfang unklar ist. Das ist praktisch bei längeren Vorlaufzeiten, wird aber vom Kunden manchmal als weniger verbindlich empfunden.

In der Praxis bewährt sich ein klar datiertes Angebot mit fester Gültigkeit, zum Beispiel 14 oder 30 Tage. So weiß der Kunde, bis wann er entscheiden muss, und du bist nach Ablauf nicht mehr an einen womöglich veralteten Preis gebunden.

Sagt der Kunde zu, wird aus dem Angebot ein Auftrag. Idealerweise holst du die Zusage schriftlich ein, etwa per E-Mail oder mit einer unterschriebenen Auftragsbestätigung. Damit ist dokumentiert, welcher Umfang und welcher Preis vereinbart wurden, und du hast eine belastbare Grundlage für die Ausführung.

Nach getaner Arbeit wird der Auftrag zur Rechnung. Der große Vorteil sauberer Positionen: Du übernimmst sie direkt aus dem Angebot und passt nur an, was sich tatsächlich geändert hat, etwa Mehrstunden oder zusätzliches Material. Das spart Zeit und verhindert Übertragungsfehler.

Genau diesen Weg vom Angebot über den Auftrag bis zur Rechnung mit Positionen, Zeiten und Fotos deckt eine Software wie Gewerko ab, sodass du Daten nicht mehrfach abtippen musst. Eine E-Rechnung im XRechnung- oder Factur-X-Format lässt sich so ohne Medienbruch aus denselben Positionen erzeugen.

Die meisten Probleme entstehen nicht durch falsche Preise, sondern durch unklare Angebote. Wenn der Leistungsumfang schwammig beschrieben ist, streiten sich Kunde und Betrieb später darüber, was eigentlich vereinbart war. Ein präzises Angebot mit klaren Positionen ist deshalb dein bester Schutz.

Auch die Kalkulation wird oft unterschätzt. Wer Anfahrt, Kleinmaterial oder Rüstzeiten vergisst, arbeitet am Ende unter Wert. Prüfe vor dem Versand jedes Angebot auf Vollständigkeit, Rechenfehler und eine klare Gültigkeitsangabe.