E-Rechnung im Handwerk: Fristen, Formate und was jetzt zu tun ist

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die du als Anhang per E-Mail verschickst. Gemeint ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Die Rechnungsdaten liegen darin als XML vor, damit sie ohne Abtippen direkt in Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme einfließen können.

Ein klassisches PDF, das du einscannst oder aus Word exportierst, zählt ausdrücklich nicht als E-Rechnung. Es gilt nur als sonstige Rechnung in einem elektronischen Format. Der Unterschied ist entscheidend, denn sobald die Ausstellungsfristen greifen, genügt ein reines PDF für B2B-Umsätze nicht mehr.

Wichtig zu verstehen: EN 16931 ist die Norm, also das zugrunde liegende semantische Datenmodell – kein konkretes Dateiformat. Welche Formate diese Norm im Alltag umsetzen und wie sie sich unterscheiden, siehst du weiter unten.

Beim Thema E-Rechnung werden zwei Dinge oft verwechselt: das Empfangen und das Ausstellen. Empfangen können musst du strukturierte E-Rechnungen bereits seit Anfang 2025. Die Pflicht, selbst welche auszustellen, kommt gestaffelt und hängt von deinem Vorjahresumsatz ab.

Für das Empfangen brauchst du keine Zustimmung – Lieferanten und Auftraggeber dürfen dir schon heute strukturierte E-Rechnungen schicken, und du musst sie annehmen und verarbeiten können. Für das Ausstellen gelten die folgenden Stufen:

Nicht jeder Umsatz fällt unter die Ausstellungspflicht. Für einige Fälle bleibt es bei einer Rechnung im gewohnten Format. Das entlastet gerade im Handwerk viele kleine Alltagsvorgänge – vom Materialverkauf über die Theke bis zur Reparatur beim Privatkunden.

Die wichtigsten Ausnahmen von der Ausstellungspflicht sind:

Im Alltag begegnen dir mehrere Begriffe, die oft durcheinandergehen. Wenn du sie einmal auseinanderhältst, wird die Sache deutlich einfacher. Zwei Formate sind für dich praktisch relevant: XRechnung als reines XML und ZUGFeRD beziehungsweise dessen französisches Pendant Factur-X als Hybrid aus PDF und XML.

So ordnen sich die Begriffe ein:

Ob eine Datei wirklich normkonform ist, prüfst du mit einer Validierungsanwendung – etwa dem KoSIT-Validator, der per Schematron gegen EN 16931 und das XRechnung-CIUS testet. Bei einem ZUGFeRD-PDF kommt die Prüfung der PDF/A-3-Konformität hinzu, zum Beispiel mit veraPDF. Eine gute Rechnungssoftware erzeugt die Formate von vornherein valide, sodass du im Alltag nicht manuell nachbessern musst.

Eine E-Rechnung ist wie jede Rechnung aufbewahrungspflichtig. Entscheidend ist, dass der strukturierte XML-Teil unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar archiviert wird. Ein Ausdruck oder ein separat gespeichertes Bild reicht dafür nicht aus – maßgeblich ist der Originaldatensatz.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren; vorher waren es zehn. Plane deshalb von Anfang an eine revisionssichere Ablage ein, in der die Originaldatensätze über den gesamten Zeitraum unverändert erhalten bleiben. Bei einem ZUGFeRD-Beleg gehört das komplette PDF/A-3 mitsamt eingebettetem XML ins Archiv.

Kommt es zu einer Abweichung zwischen der lesbaren Bilddarstellung und den strukturierten Daten – etwa bei einem ZUGFeRD-PDF, dessen Sichtseite nicht exakt zum Datensatz passt –, ist immer der eingebettete XML-Datensatz maßgeblich.

Auch wenn deine eigene Ausstellungspflicht vielleicht erst 2027 oder 2028 greift, lohnt sich der frühe Einstieg. Wer eingehende E-Rechnungen sauber verarbeitet und den Ausgang schrittweise umstellt, vermeidet Hektik kurz vor der Frist und muss den Umstieg nicht mitten in der Hochsaison stemmen.

Der praktische Weg dorthin führt über eine Software, die Auftrag und Rechnung verbindet. Gewerko ist eine modulare Handwerker-Software, bei der die E-Rechnung als XRechnung und Factur-X bereits im Core-Paket enthalten ist – zusammen mit Kunden, Aufträgen und Leistungsnachweisen inklusive Zeiten, Positionen, Fotos und Kundensignatur. So entsteht aus dem dokumentierten Einsatz direkt eine normkonforme Rechnung, ohne Daten doppelt zu erfassen.

Konkret solltest du diese Punkte angehen: