E-Rechnungspflicht 2027: Was Betriebe wissen müssen

Die E-Rechnungspflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern in mehreren Stufen. Grundlage sind das Wachstumschancengesetz und die begleitenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfangen und Ausstellen: Empfangen musst du strukturierte E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025, Ausstellen erst später und gestaffelt nach Umsatz. Wer diese beiden Pflichten verwechselt, glaubt fälschlich, er müsse schon heute jede Rechnung als XRechnung verschicken.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Für den reinen Empfang brauchst du keine Zustimmung des Rechnungsstellers — eine funktionierende E-Mail-Adresse für den Eingang reicht als Minimum. Für das Ausstellen gilt bis Ende 2026 eine Übergangsphase, in der Papier oder ein sonstiges elektronisches Format wie PDF weiterhin erlaubt ist, sofern der Empfänger zustimmt.

Der 1. Januar 2027 ist die erste Stufe, die kleinere und mittlere Betriebe direkt bei der Ausstellung betrifft. Ab diesem Datum müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr — also 2026 — über 800.000 Euro lag, ihre B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnung ausstellen. Ein reines PDF genügt dann nicht mehr, auch wenn der Kunde damit einverstanden wäre. Entscheidend ist der Umsatz des Kalenderjahres 2026, nicht der laufende Umsatz im Jahr 2027.

Liegt dein Umsatz 2026 bei 800.000 Euro oder darunter, hast du 2027 noch ein Jahr Luft: Du darfst weiterhin Papier oder sonstige Formate verwenden, solange der Empfänger zustimmt. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 endet diese Schonfrist aber für alle — dann gilt die Ausstellungspflicht unabhängig vom Umsatz. Es lohnt sich deshalb, die Umstellung nicht bis zur letzten Stufe aufzuschieben, sondern die Prozesse in Ruhe im laufenden Betrieb einzuspielen.

Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Der Gesetzgeber hat mehrere Ausnahmen vorgesehen, die gerade für kleine Betriebe und den Endkundenbereich relevant sind. Diese Ausnahmen betreffen ausschließlich die Ausstellung, nicht die grundsätzliche Empfangspflicht.

Wichtig ist trotzdem: Selbst wer von der Ausstellung befreit ist — etwa ein Kleinunternehmer nach § 19 UStG — muss E-Rechnungen empfangen können. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 praktisch für jedes inländische Unternehmen und lässt sich nicht abwählen. Wer also eine Eingangsrechnung als XRechnung bekommt, muss sie annehmen und verarbeiten können, auch wenn er selbst nur Papier oder PDF verschickt.

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, der maschinell verarbeitet werden kann — nicht einfach ein eingescanntes oder als PDF exportiertes Dokument. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, die das semantische Datenmodell festlegt. Die Norm selbst ist kein Format, sondern beschreibt, welche Inhalte in welcher Bedeutung enthalten sein müssen.

In Deutschland haben sich zwei Umsetzungen etabliert. XRechnung ist ein rein strukturiertes XML nach der deutschen Ausprägung (CIUS) der EN 16931 und wird von der KoSIT gepflegt. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und das technisch gleichwertige französische Factur-X sind dagegen Hybridformate: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML (CII). Menschen sehen die gewohnte PDF-Ansicht, Programme lesen den eingebetteten Datensatz. Als vollwertige E-Rechnung gelten die Profile EN 16931 (Comfort), Extended, XRechnung und Basic — die reduzierten Profile Minimum und Basic-WL dagegen nicht, weil sie nicht alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben tragen.

Verwechsle das Format nicht mit dem Übertragungsweg: Peppol ist ein Transportnetz, über das E-Rechnungen verschickt werden (Peppol BIS Billing 3.0 basiert auf EN 16931), aber kein eigenes Format. Weichen bei einem Hybridformat die sichtbare PDF-Ansicht und der eingebettete Datensatz voneinander ab, ist immer der strukturierte XML-Teil maßgeblich — nicht das, was auf dem Papier steht.

Auch wenn 2027 noch etwas hin ist, ist die Umstellung kein Knopfdruck. Prüfe zuerst, ob dein Umsatz 2026 die 800.000-Euro-Grenze überschreitet — davon hängt ab, ob dich die Ausstellungspflicht schon 2027 oder erst 2028 trifft. Unabhängig davon solltest du sicherstellen, dass du eingehende E-Rechnungen bereits heute sauber empfangen und lesen kannst, denn diese Pflicht läuft seit 2025.

Für das Ausstellen brauchst du eine Software, die valides XRechnung- oder ZUGFeRD/Factur-X-XML erzeugt und die Pflichtfelder der EN 16931 korrekt füllt. Gewerko erstellt E-Rechnungen im XRechnung- und Factur-X-Format direkt aus deinen Aufträgen und hat die E-Rechnung im Core enthalten — so musst du die Formate nicht selbst zusammenbauen. Wichtig ist außerdem, die erzeugten Dateien vor dem Versand gegen die Norm zu validieren (etwa mit dem KoSIT-Validator, bei ZUGFeRD zusätzlich auf PDF/A-3-Konformität), damit sie beim Empfänger nicht abgelehnt werden.

Mit dem Ausstellen und Versenden ist es nicht getan. E-Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig, und dabei zählt vor allem der strukturierte XML-Teil. Er muss unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar archiviert werden — ein Ausdruck oder ein reines PDF-Abbild reicht dafür nicht aus. Das gilt für ausgehende ebenso wie für eingehende E-Rechnungen.

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde zum 1. Januar 2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt. Achte darauf, dass dein Archiv sowohl den Originaldatensatz als auch die Nachvollziehbarkeit sicherstellt. So bist du bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite und musst den Datensatz nicht nachträglich rekonstruieren.