XRechnung erstellen: So geht die E-Rechnung richtig

Die XRechnung ist keine PDF-Datei und kein hübsches Formular, sondern ein reiner Datensatz im XML-Format. Fachlich gesehen ist sie ein deutsches CIUS (Core Invoice Usage Specification) der europäischen Norm EN 16931. Diese Norm beschreibt, welche Rechnungsinhalte in einem strukturierten Datenmodell stehen müssen — sie ist selbst kein Dateiformat, sondern die gemeinsame Sprache dahinter.

Konkret liegt eine XRechnung in einer von zwei erlaubten XML-Syntaxen vor: UBL oder UN/CEFACT CII. Gepflegt wird die Spezifikation von der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Wichtig für die Praxis: Eine XRechnung enthält keine sichtbare Layout-Seite — die Rechnungsdaten sind maschinenlesbar hinterlegt und werden erst durch eine Software oder einen Viewer für Menschen lesbar dargestellt.

Zur Abgrenzung: Anders als das Hybridformat ZUGFeRD, das ein XML in ein PDF/A-3 einbettet, ist die XRechnung ein reines XML ohne mitgeliefertes Sichtformat. Und Peppol ist kein Format, sondern ein Transportnetz, über das E-Rechnungen übermittelt werden — die XRechnung kann also über Peppol verschickt werden, ist aber selbst der Inhalt und nicht der Weg.

Deshalb gilt: Ein einfaches PDF, das du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern nur ein sonstiges elektronisches Format. Erst der strukturierte Datensatz macht aus einer Rechnung eine echte E-Rechnung.

Theoretisch könntest du eine XRechnung in einem Texteditor tippen, denn XML ist reiner Text. Praktisch ist das ein sicherer Weg zu ungültigen Rechnungen. Schon ein falsch geschriebenes Feld, ein vergessener Pflichtwert oder ein ungültiger Code führt dazu, dass die Rechnung bei der Prüfung durchfällt und der Empfänger sie ablehnt.

Die XRechnung folgt strengen Geschäftsregeln, den sogenannten BR-Regeln der EN 16931, etwa zur korrekten Rundung der Umsatzsteuer je Steuersatz. Diese Regeln von Hand einzuhalten, ist fehleranfällig und zeitraubend. Eine gute Rechnungssoftware kennt sie, füllt die Pflichtfelder automatisch und erzeugt gültiges XML im Hintergrund — du gibst nur noch Kunde, Positionen und Beträge ein.

Eine XRechnung muss alle Angaben enthalten, die auch eine klassische Rechnung nach § 14 UStG braucht — nur eben strukturiert. Dazu kommen einige Felder, die speziell für die maschinelle Verarbeitung wichtig sind, zum Beispiel eine Käufer-Referenz.

Die Leitweg-ID ist eine Besonderheit im Geschäft mit Behörden (B2G). Sie adressiert die Rechnung an die richtige Stelle der öffentlichen Verwaltung und wird dir vom Auftraggeber mitgeteilt. Im reinen B2B-Geschäft zwischen Unternehmen brauchst du sie in der Regel nicht — dort dient meist die Bestell- oder Kundenreferenz zur Zuordnung.

Bevor du eine XRechnung verschickst, solltest du sicher sein, dass sie den Regeln entspricht. Dafür gibt es Validierungsprogramme, die den Datensatz gegen die EN 16931 und das XRechnung-CIUS prüfen — zum Beispiel den KoSIT-Validator, der mit Schematron-Regeln arbeitet.

Die Prüfung meldet, ob Pflichtfelder fehlen, ob Geschäftsregeln verletzt sind oder ob Codes ungültig sind. Erst wenn die Validierung ohne Fehler durchläuft, ist die Rechnung technisch verwendbar. Eine ausgereifte Software erzeugt von vornherein validierbares XML, sodass du diesen Schritt nicht bei jeder Rechnung manuell machen musst.

Zur Einordnung: Verschickst du stattdessen ein Hybridformat wie ZUGFeRD oder Factur-X, prüft man zusätzlich die PDF/A-3-Konformität, etwa mit veraPDF. Wichtig ist außerdem, dass nicht jedes ZUGFeRD-Profil als E-Rechnung zählt — die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht aus. Bei Abweichungen zwischen dem angezeigten Bild und den hinterlegten Daten ist immer der strukturierte XML-Datensatz maßgeblich.

Hier werden zwei Dinge oft verwechselt: Empfangen und Ausstellen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können — dafür ist keine Zustimmung nötig. Das Ausstellen ist eine andere Frage und startet deutlich später.

In der Übergangszeit 2025 und 2026 darfst du weiterhin Papier oder ein sonstiges Format wie ein PDF verschicken, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Danach wird die Ausstellung gestaffelt verpflichtend — abhängig von deinem Vorjahresumsatz.

Es gibt Ausnahmen von der Ausstellungspflicht: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Leistungen an private Endverbraucher (B2C) sowie Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die zwar empfangen können müssen, aber nicht ausstellen müssen. Auch bestimmte steuerfreie Umsätze sind ausgenommen.

Der unkomplizierte Weg führt über eine Software, die aus deinen normalen Rechnungsdaten automatisch ein gültiges XRechnung-XML macht. Du erfasst den Auftrag wie gewohnt, und das Format entsteht im Hintergrund — inklusive korrekter Steueraufschlüsselung und aller Pflichtfelder.

Genau hier setzt Gewerko an: Die modulare Handwerker-Software bildet Kunden, Aufträge und Leistungsnachweise mit Zeiten, Positionen, Fotos und Kundensignatur ab und erzeugt daraus PDF sowie E-Rechnungen im Format XRechnung und Factur-X — ohne dass du XML anfassen musst. So bleibt aus einem Serviceeinsatz am Ende eine prüffähige Rechnung.

Denk beim Archivieren daran: E-Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig, und der strukturierte XML-Teil muss unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar gespeichert werden. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre.