XRechnung vs ZUGFeRD: Unterschied einfach erklärt

Der wichtigste Unterschied ist schnell erklärt. Die XRechnung ist ein rein strukturierter Datensatz, also eine XML-Datei ohne sichtbares Rechnungsbild. Wenn Du sie ohne passendes Programm öffnest, siehst Du nur Code, keinen Beleg zum Ansehen. XRechnung ist eine deutsche Ausprägung (ein sogenanntes CIUS) der Norm EN 16931 und wird von der KoSIT gepflegt. Die Daten können in einer von zwei Syntaxen stehen: UBL oder UN/CEFACT CII.

ZUGFeRD ist dagegen ein Hybridformat. Ab Version 2.0.1 besteht eine ZUGFeRD-Rechnung aus einem PDF/A-3, in das die maschinenlesbare XML-Datei (im CII-Format) eingebettet ist. Du bekommst also beides in einer Datei: ein PDF, das jeder Mensch normal ansehen und ausdrucken kann, und darin eingebettet den strukturierten Datensatz, den die Buchhaltungssoftware des Empfängers automatisch ausliest.

Kurz gesagt: XRechnung ist der reine Datensatz für Maschinen, ZUGFeRD packt denselben Datensatz zusätzlich in einen ansehbaren Beleg. Der fachliche Inhalt kann bei beiden identisch sein, nur die Verpackung unterscheidet sich.

Wichtig zu verstehen: EN 16931 ist kein Dateiformat, sondern die europäische Norm, die als semantisches Datenmodell festlegt, welche Angaben eine E-Rechnung inhaltlich enthalten muss. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD bauen darauf auf. Deshalb sind sie inhaltlich vergleichbar und beide als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG geeignet.

Bei ZUGFeRD kommt es aber auf das Profil an. Gültig als E-Rechnung sind die Profile EN 16931 (auch COMFORT genannt), EXTENDED, XRECHNUNG und BASIC. Nicht ausreichend sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL, weil diese nicht alle Pflichtangaben strukturiert enthalten. Wer ZUGFeRD nutzt, sollte also wissen, welches Profil die eigene Software erzeugt, und im Zweifel auf ein gültiges Profil einstellen.

Am Rande begegnet Dir manchmal auch Factur-X. Das ist das französische Pendant und technisch identisch zu ZUGFeRD 2.x, mit denselben Profilen. Wenn eine Software also Factur-X ausgibt, entspricht das strukturell einer ZUGFeRD-Datei und wird von deutscher Buchhaltungssoftware genauso verarbeitet.

Die Faustregel richtet sich nach dem Empfänger, nicht nach Deinem Geschmack. Öffentliche Auftraggeber, also Behörden und Ämter, verlangen in der Regel die reine XRechnung und stellen dafür oft eigene Einreichungsportale bereit. Im B2B-Geschäft zwischen Betrieben ist ZUGFeRD häufig praktischer, weil der Empfänger neben den Daten auch ein normales PDF zum Ansehen bekommt.

Der Vorteil von ZUGFeRD im Alltag: Auch ein kleinerer Betrieb, dessen Buchhaltung noch nicht jede XML automatisch verarbeitet, kann die Rechnung einfach als PDF öffnen. Der Nachteil der reinen XRechnung ist genau dieser fehlende sichtbare Beleg, den man ohne Zusatzprogramm oder Viewer nicht lesbar bekommt. Umgekehrt akzeptieren manche Behördenportale ausschließlich XRechnung und weisen ein Hybrid-PDF ab.

Wenn Du beides abdecken willst, hilft eine Software, die beide Formate ausgibt. Gewerko erstellt E-Rechnungen als XRechnung und als Factur-X, das technisch dem ZUGFeRD-Hybridformat entspricht. So wählst Du je nach Empfänger das passende Format, ohne die Rechnung doppelt zu erfassen.

Ein häufiges Missverständnis: Peppol wird oft in einem Atemzug mit XRechnung und ZUGFeRD genannt, ist aber etwas ganz anderes. Peppol ist ein Übertragungsnetz, also der Kanal, über den eine Rechnung von Sender zu Empfänger transportiert wird. Es ist mit der Post vergleichbar, nicht mit dem Brief selbst.

Über Peppol wird typischerweise das Format Peppol BIS Billing 3.0 verschickt, das ebenfalls auf der Norm EN 16931 aufsetzt. Um über Peppol zu senden oder zu empfangen, nutzt man einen sogenannten Access Point (Zugangspunkt), der die Datei ins Netz einspeist und beim Empfänger wieder ausliefert.

Du kannst Dir also merken: XRechnung und ZUGFeRD sind die Formate (der Inhalt), Peppol ist der Weg (der Versand). Beides zu vermischen führt schnell zu Verwirrung bei der Auswahl der richtigen Lösung, obwohl es zwei unabhängige Fragen sind: In welchem Format erstelle ich, und über welchen Kanal verschicke ich?

Damit eine E-Rechnung wirklich sauber ist, sollte sie gegen die Norm EN 16931 und die XRechnung-Vorgaben (das CIUS) geprüft werden, etwa mit einer Validierungsanwendung wie dem KoSIT-Validator oder per Schematron-Prüfung. Bei ZUGFeRD kommt eine zusätzliche Prüfung hinzu, weil auch die PDF/A-3-Konformität stimmen muss, was sich zum Beispiel mit veraPDF kontrollieren lässt.

Ein wichtiger Grundsatz bei ZUGFeRD: Weichen das sichtbare Rechnungsbild und der eingebettete Datensatz voneinander ab, ist der strukturierte XML-Datensatz maßgeblich. Das PDF darf also nicht andere Beträge oder Positionen zeigen als die Daten dahinter enthalten, sonst gilt fachlich das, was im XML steht.

Für die Aufbewahrung gilt die GoBD. Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit dem 01.01.2025 acht Jahre; ein reiner Ausdruck auf Papier genügt für den strukturierten Anteil nicht.

Der Zeitplan wird oft durcheinandergebracht, deshalb sauber getrennt. Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Bereich strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Fürs reine Empfangen ist keine Zustimmung nötig, das gilt auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die zwar empfangen können müssen, aber von der Ausstellung befreit sind.

In der Übergangszeit 2025 und 2026 darfst Du selbst noch Papier oder ein sonstiges Format wie ein einfaches PDF ausstellen, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen. Betriebe bis 800.000 Euro dürfen 2027 noch ein Jahr länger Papier oder sonstige Formate mit Zustimmung nutzen.

Ab dem 01.01.2028 gilt die Ausstellungspflicht dann für alle inländischen B2B-Umsätze. 2027 ist also keine ferne Zukunft mehr, sondern der nächste Schritt. Wichtig bleibt: Ein reines PDF ist keine E-Rechnung, sondern nur ein sonstiges elektronisches Format. Und Empfangen ist nicht dasselbe wie Ausstellen.