GoBD-konform archivieren: E-Rechnungen richtig aufbewahren

GoBD-konform archivieren heißt: E-Rechnungen mit unveränderbarem, maschinell auswertbarem XML-Teil 8 Jahre aufbewahren — statt sie nur als PDF abzulegen.

Aktualisiert am 20. Juli 2026

E-Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig — und zwar so, dass ein Prüfer sie Jahre später unverändert und maschinell auswertbar vorfindet. Dieser Ratgeber zeigt dir, was GoBD-konform archivieren bei E-Rechnungen konkret bedeutet, warum ein einfach abgelegtes PDF nicht reicht und wie du die 8-jährige Aufbewahrungsfrist sicher einhältst.

Was GoBD-konform archivieren bei E-Rechnungen bedeutet

GoBD steht für die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form". Für dich als Handwerks- oder Servicebetrieb heißt das übersetzt: steuerlich relevante Belege — dazu gehören Ein- und Ausgangsrechnungen — musst du digital so ablegen, dass sie unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und maschinell auswertbar bleiben.

Bei einer E-Rechnung ist der entscheidende Teil nicht das, was du am Bildschirm siehst, sondern der strukturierte Datensatz dahinter. Genau dieser XML-Datensatz muss unverändert erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein Screenshot der Rechnung ist keine ordnungsgemäße Archivierung.

Die Pflicht greift, sobald du eine E-Rechnung empfängst oder ausstellst. Empfangen können muss jedes inländische B2B-Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 — unabhängig davon, dass die Pflicht zum Ausstellen erst gestaffelt ab 2027 beziehungsweise 2028 greift. Sobald eine E-Rechnung in deinem Betrieb ankommt, musst du sie GoBD-konform aufbewahren.

Der strukturierte XML-Teil ist maßgeblich — nicht das PDF

Eine E-Rechnung ist per Definition ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland begegnen dir dabei vor allem zwei Ausprägungen: die XRechnung ist ein reines XML-Format, während ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) und das französische Pendant Factur-X Hybridformate sind — also ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML.

Beim Hybridformat ist es entscheidend zu verstehen: Wenn das sichtbare PDF-Bild und der eingebettete Datensatz voneinander abweichen, ist der strukturierte XML-Datensatz maßgeblich. Deshalb genügt es nicht, nur die menschenlesbare Ansicht zu behalten. Du musst genau den XML-Teil archivieren, in seiner Originalform, ohne ihn beim Speichern in ein anderes Format umzuwandeln.

Ein reines PDF ohne eingebetteten Datensatz ist übrigens gar keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern ein "sonstiges" elektronisches Format. Wer eine XRechnung erhält und daraus nur einen PDF-Ausdruck ablegt, hat die eigentliche E-Rechnung — den XML-Datensatz — nicht aufbewahrt.

Nicht jede ZUGFeRD- oder Factur-X-Datei zählt dabei automatisch als E-Rechnung: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten keinen vollständigen Rechnungsdatensatz und gelten nur als sonstiges elektronisches Format. Erst ab dem Profil BASIC — und ebenso bei COMFORT (EN 16931), EXTENDED oder XRECHNUNG — liegt ein gültiger strukturierter Datensatz vor, den du als E-Rechnung archivieren musst. Prüfe im Zweifel, welches Profil eine eingehende Datei mitbringt.

Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit: die Kernanforderungen

Die GoBD verlangen, dass ein Beleg nach dem Eingang nicht mehr unbemerkt verändert werden kann. Für E-Rechnungen bedeutet das: Der Datensatz muss vom Zeitpunkt des Empfangs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist im Originalzustand bleiben, und jede Bearbeitung muss protokolliert sein.

Konkret solltest du auf diese Punkte achten:

Unveränderbarkeit: Der XML-Datensatz wird revisionssicher gespeichert, spätere Änderungen sind ausgeschlossen oder werden protokolliert.
Vollständigkeit: Alle empfangenen und ausgestellten E-Rechnungen werden lückenlos erfasst, nichts geht verloren.
Nachvollziehbarkeit: Der Weg vom Beleg bis zur Buchung ist für Dritte in angemessener Zeit prüfbar.
Maschinelle Auswertbarkeit: Der strukturierte Datensatz bleibt lesbar und auswertbar, nicht nur als Bild.
Zeitgerechte Erfassung: Belege werden zeitnah abgelegt, nicht Monate später gesammelt.
Verfahrensdokumentation: Du hältst schriftlich fest, wie E-Rechnungen empfangen, geprüft, gebucht und archiviert werden.

Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre — was das konkret heißt

Für Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Sie wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz von zuvor 10 Jahren verkürzt. Das betrifft sowohl deine Ausgangs- als auch deine Eingangsrechnungen.

Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus dem Jahr 2025 ist damit grundsätzlich bis Ende 2033 aufzubewahren. Über die gesamte Zeit muss der Datensatz jederzeit lesbar und maschinell auswertbar zugänglich sein — auch dann noch, wenn du zwischenzeitlich deine Software oder deinen Rechner gewechselt hast.

Plane deine Archivierung deshalb langfristig. Ein Datensatz, den du heute korrekt ablegst, muss in acht Jahren immer noch geöffnet und geprüft werden können, ohne dass Inhalte verloren gehen.

So archivierst du E-Rechnungen richtig

Der zuverlässigste Weg ist, den Prozess vom Empfang bis zur Ablage zu strukturieren, statt Belege manuell in Ordner zu verschieben. Software, die E-Rechnungen erstellt und empfängt, sollte den strukturierten Datensatz automatisch mit ablegen. Gewerko etwa erzeugt E-Rechnungen als XRechnung und Factur-X, sodass der XML-Teil von Anfang an vorhanden ist und nicht als bloßes PDF verloren geht.

In der Praxis haben sich diese Schritte bewährt:

Den Original-XML-Datensatz jeder E-Rechnung unverändert speichern, bei ZUGFeRD/Factur-X das komplette PDF/A-3 inklusive Einbettung.
Eingangsrechnungen möglichst automatisiert und lückenlos erfassen, damit keine Belege übersehen werden.
Eine revisionssichere Ablage nutzen, die nachträgliche Änderungen ausschließt oder protokolliert.
Eingehende E-Rechnungen mit einer Validierungsanwendung prüfen — etwa dem KoSIT-Validator gegen EN 16931 und das XRechnung-CIUS, bei ZUGFeRD zusätzlich die PDF/A-3-Konformität.
Zu jeder Rechnung Metadaten wie Rechnungsnummer, Datum und Betrag maschinell auswertbar halten.
Eine kurze Verfahrensdokumentation führen, die Empfang, Prüfung, Buchung und Archivierung beschreibt.
Regelmäßig prüfen, ob die archivierten Datensätze noch les- und auswertbar sind.

Häufige Fehler beim Archivieren vermeiden

Der häufigste Fehler ist, eine E-Rechnung auszudrucken oder nur das Sichtbild als PDF zu speichern und den strukturierten Datensatz zu verwerfen. Damit fehlt genau der Teil, der als E-Rechnung gilt und der bei einer Prüfung maßgeblich ist.

Ebenso riskant ist es, empfangene E-Rechnungen in einem gewöhnlichen Ordner abzulegen, in dem sie sich jederzeit überschreiben oder löschen lassen. Fehlt die Unveränderbarkeit, ist die Archivierung nicht GoBD-konform — auch wenn der Beleg inhaltlich vollständig ist.

Und schließlich wird oft Empfangen mit Ausstellen verwechselt. Empfangen musst du seit 2025, die Pflicht zum Ausstellen greift gestaffelt ab 2027 und 2028. Die Aufbewahrungspflicht gilt aber schon jetzt für jede E-Rechnung, die durch deinen Betrieb läuft.

Praxisbeispiel

Beispiel: Elektrobetrieb bekommt eine ZUGFeRD-Eingangsrechnung

Ein Elektrobetrieb bestellt beim Großhändler Material für 1.480 Euro netto. Die Rechnung kommt per E-Mail als ZUGFeRD-Datei — ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Der Bürokraft fällt zunächst nur das lesbare PDF auf. Sie speichert es in den Ordner "Rechnungen 2026" und leitet es an die Buchhaltung weiter. Der eingebettete XML-Datensatz bleibt dabei zwar erhalten, weil er im PDF/A-3 steckt — aber niemand prüft, ob die Ablage überhaupt vor nachträglichen Änderungen geschützt ist.

Richtig läuft es so: Die ZUGFeRD-Datei wird im Originalzustand, also inklusive eingebettetem XML, in eine revisionssichere Ablage übernommen. Rechnungsnummer, Datum und der Betrag von 1.480 Euro werden als auswertbare Metadaten erfasst. Kommt Jahre später eine Betriebsprüfung, lässt sich der Beleg unverändert öffnen, der Datensatz maschinell auslesen und der Weg von der Eingangsrechnung bis zur Buchung nachvollziehen. Genau das verlangen die GoBD — und die 8-jährige Frist läuft in diesem Fall bis Ende 2034.

Häufige Fragen

Reicht es, eine E-Rechnung als PDF auszudrucken oder abzuspeichern?

Nein. Maßgeblich ist der strukturierte XML-Datensatz, und genau dieser muss unverändert aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder ein separat gespeichertes Sichtbild ist keine GoBD-konforme Archivierung, weil der eigentliche Datensatz dabei verloren geht oder nicht mehr maschinell auswertbar ist.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Für Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren; zuvor waren es 10 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und über die gesamte Zeit muss der Datensatz lesbar und auswertbar bleiben.

Was ist bei ZUGFeRD und Factur-X anders als bei einer XRechnung?

Die XRechnung ist ein reines XML-Format, während ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) und Factur-X Hybridformate sind: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. In beiden Fällen musst du den strukturierten Datensatz aufbewahren, bei ZUGFeRD und Factur-X also die komplette PDF/A-3-Datei samt Einbettung, nicht nur eine Kopie des Sichtbilds.

Was heißt Unveränderbarkeit in der Praxis?

Unveränderbarkeit bedeutet, dass eine einmal archivierte E-Rechnung nicht mehr unbemerkt geändert, überschrieben oder gelöscht werden kann. In der Praxis erreichst du das über eine revisionssichere Ablage, in der jede Bearbeitung ausgeschlossen oder zumindest lückenlos protokolliert wird, sodass der Originalzustand jederzeit nachweisbar bleibt.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen auch archivieren?

Ja. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind zwar von der Pflicht befreit, selbst E-Rechnungen auszustellen, müssen sie aber empfangen können. Jede empfangene E-Rechnung ist dann genauso GoBD-konform und für 8 Jahre aufzubewahren wie in jedem anderen Betrieb auch.

Muss ich schon eine Verfahrensdokumentation haben?

Die GoBD erwarten, dass du nachvollziehbar beschreibst, wie E-Rechnungen bei dir empfangen, geprüft, gebucht und archiviert werden. Für kleine Betriebe reicht dafür oft eine kurze, verständliche Beschreibung des Ablaufs, die du bei Änderungen im Prozess aktuell hältst.