DATEV E-Rechnung Export: XML & Beleg für den Steuerberater

Wie du E-Rechnungen als XML und Belegbild für DATEV bereitstellst, an DATEV Unternehmen online übergibst und was dein Betrieb dafür liefern muss.

Aktualisiert am 20. Juli 2026

E-Rechnungen landen früher oder später bei deinem Steuerberater — und der arbeitet in den meisten Fällen mit DATEV. Dieser Ratgeber erklärt, was du beim DATEV E-Rechnung Export konkret bereitstellen musst, wie der strukturierte XML-Datensatz und das Belegbild zusammenhängen und wie die Übergabe über DATEV Unternehmen online abläuft. Er zeigt außerdem, wo die typischen Fehler liegen: verwechselte Fristen, das falsche Format und ein XML-Teil, der unterwegs kaputtgeht.

Was der DATEV E-Rechnung Export für deinen Betrieb bedeutet

Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Bereich strukturierte E-Rechnungen empfangen können — dafür brauchst du keine Zustimmung mehr abzugeben. Diese eingehenden Rechnungen und deine eigenen Ausgangsrechnungen müssen am Ende in der Buchhaltung ankommen, und dort ist DATEV das mit Abstand verbreitetste System bei Steuerberatern.

Wichtig ist der Unterschied zwischen Empfangen und Ausstellen. Empfangen musst du seit 2025. Ausstellen musst du erst später: Betriebe mit einem Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 Euro ab dem 01.01.2027, alle übrigen inländischen B2B-Umsätze ab dem 01.01.2028. Bis dahin darfst du mit Zustimmung des Empfängers noch Papier oder ein einfaches PDF verschicken. Beim DATEV-Export geht es heute also vor allem darum, empfangene und selbst erstellte E-Rechnungen sauber an deinen Steuerberater zu übergeben.

Der Export selbst ist keine Hexerei, aber es gibt zwei Fallen: das falsche Format übergeben (ein reines PDF ist keine E-Rechnung) und den XML-Teil unterwegs verändern. Beides lässt sich vermeiden, wenn du weißt, welche Bestandteile eine E-Rechnung überhaupt hat und worauf DATEV dabei achtet.

Buchungsstapel und Belegbild — was ist was?

Im DATEV-Umfeld tauchen zwei Begriffe immer wieder auf, die leicht durcheinandergehen. Der Buchungsstapel ist die Buchhaltungsdatei mit den eigentlichen Buchungssätzen (Konto, Gegenkonto, Betrag, Steuerschlüssel, Datum) im DATEV-Format. Das Belegbild dagegen ist die menschlich lesbare Darstellung der Rechnung — also das PDF oder Bild, das man am Bildschirm anschaut.

Die Buchungssätze erstellt in vielen kleinen Betrieben der Steuerberater selbst, oder eine Software mit DATEV-Export erzeugt einen fertigen Buchungsstapel zum Import. Was du als Betrieb auf jeden Fall liefern musst, ist der Beleg — und bei einer E-Rechnung besteht der aus mehr als nur einem Bild.

Merke: Der Buchungsstapel ist die Buchung, das Belegbild ist der Nachweis dazu. Bei der E-Rechnung kommt ein dritter Bestandteil hinzu, der eigentlich der wichtigste ist — der strukturierte XML-Datensatz, aus dem sich die Buchung überhaupt erst automatisiert ableiten lässt.

XML plus Bild — was du wirklich übergeben musst

Eine E-Rechnung ist im Kern ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. EN 16931 legt dabei nur das semantische Datenmodell fest — sie ist selbst kein Dateiformat, sondern der inhaltliche Standard, den die konkreten Formate umsetzen. In Deutschland gibt es dafür zwei gängige Ausprägungen: XRechnung ist reines XML (Syntax UBL oder UN/CEFACT CII). ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und das technisch identische französische Factur-X sind Hybridformate — ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML in einer einzigen Datei.

Bei ZUGFeRD und Factur-X entscheidet das Profil, ob die Datei überhaupt als E-Rechnung zählt. Gültig sind die Profile EN 16931 (COMFORT), EXTENDED, XRECHNUNG und BASIC. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten dagegen zu wenig strukturierte Daten und gelten nicht als vollwertige E-Rechnung — auch wenn die Datei auf den ersten Blick wie eine normale ZUGFeRD-Rechnung aussieht. Wenn deine Software oder die eines Lieferanten nur MINIMUM erzeugt, hast du formal keine gültige E-Rechnung übergeben.

Für DATEV zählt beides: der maschinell auswertbare XML-Teil für die automatische Verarbeitung und eine lesbare Visualisierung für die menschliche Prüfung und Freigabe. Bei ZUGFeRD/Factur-X steckt beides schon in der einen PDF/A-3-Datei. Bei einer reinen XRechnung liefert die Software eine zusätzliche Visualisierung als Belegbild — den XML-Datensatz gibst du dabei unverändert weiter.

Konkret gehört in die Übergabe an DATEV oder den Steuerberater:

Der strukturierte XML-Datensatz (XRechnung oder das eingebettete XML aus ZUGFeRD/Factur-X)
Eine lesbare Visualisierung als Belegbild (PDF) für die Sichtprüfung
Bei ZUGFeRD/Factur-X: die eine PDF/A-3-Datei enthält Daten und Bild zusammen
Ein gültiges Profil — nicht MINIMUM oder BASIC-WL, die als E-Rechnung nicht ausreichen
Die vollständigen Pflichtangaben nach § 14 UStG im Datensatz
Die unveränderte Originaldatei — nicht umbenennen, nicht durch einen Konverter jagen

Übergabe über DATEV Unternehmen online

DATEV Unternehmen online (kurz DUO) ist die cloudbasierte Plattform, über die Betrieb und Steuerberater Belege austauschen. Du lädst deine Ein- und Ausgangsrechnungen dort hoch, der Steuerberater greift auf denselben Bestand zu und verbucht ihn. Für E-Rechnungen ist das der saubere Weg, weil der XML-Teil mit übernommen und nicht zu einem toten PDF plattgedrückt wird.

Praktisch legst du eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien in DATEV Unternehmen online ab; das System erkennt das E-Rechnungsformat, zeigt eine Visualisierung an und stellt die strukturierten Daten für die Buchung bereit. Deine eigenen Ausgangsrechnungen exportierst du aus deiner Rechnungssoftware und lädst sie im selben Format hoch — oder dein Steuerberater richtet einen automatisierten Abholweg ein. Der Übertragungsweg selbst — etwa E-Mail-Anhang oder das Peppol-Netzwerk — ist dabei getrennt vom Format zu betrachten: Peppol ist ein Transportkanal, kein Rechnungsformat.

Software wie Gewerko erzeugt die Ausgangsrechnung direkt im richtigen Format (XRechnung oder Factur-X), sodass du sie ohne Nachbau an DATEV Unternehmen online oder deinen Steuerberater weiterreichen kannst — statt aus einem PDF nachträglich ein gültiges E-Rechnungsformat basteln zu müssen.

GoBD, Aufbewahrung und Validierung

E-Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig, und zwar nach den GoBD. Der strukturierte XML-Teil muss unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar archiviert werden — nicht nur ein ausgedrucktes oder abgespeichertes Belegbild. Wenn du eine E-Rechnung nach dem Upload noch offen im Mailpostfach liegen lässt, ist das keine ordnungsgemäße Archivierung.

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit dem 01.01.2025 acht Jahre (vorher zehn), festgelegt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Das gilt für den Original-XML-Datensatz genauso wie für das zugehörige Belegbild.

Ob eine E-Rechnung technisch korrekt ist, lässt sich mit einer Validierungsanwendung prüfen — etwa dem KoSIT-Validator oder einer Schematron-Prüfung gegen EN 16931 und das XRechnung-CIUS. Bei ZUGFeRD kommt die Prüfung der PDF/A-3-Konformität dazu (zum Beispiel mit veraPDF). Grundregel bei einer Abweichung zwischen Bild und Daten: Der strukturierte XML-Datensatz ist maßgeblich.

Häufige Fehler beim DATEV-Export vermeiden

Die meisten Probleme entstehen nicht am DATEV-System, sondern beim Format und beim Umgang mit der Datei. Wer diese Punkte kennt, spart sich Rückfragen vom Steuerberater und doppelte Arbeit.

Diese Stolperfallen tauchen in der Praxis am häufigsten auf:

Ein reines PDF hochladen und es für eine E-Rechnung halten — es ist nur ein sonstiges elektronisches Format
Nur das Belegbild liefern und den XML-Teil vergessen
Eine ZUGFeRD-Datei im Profil MINIMUM oder BASIC-WL für eine gültige E-Rechnung halten
Die XML-Datei umbenennen oder durch einen Konverter schicken und damit den Originaldatensatz verändern
Empfangen und Ausstellen verwechseln und meinen, man müsse seit 2025 selbst E-Rechnungen ausstellen
Ausnahmen von der Ausstellungspflicht (Kleinbetrag bis 250 Euro, B2C an Endverbraucher) mit der Empfangspflicht durcheinanderbringen
Die E-Rechnung nur im Postfach lassen statt sie GoBD-konform unveränderbar zu archivieren

Praxisbeispiel

Elektrobetrieb übergibt den Monat an den Steuerberater

Ein Elektrobetrieb mit vier Mitarbeitern schreibt im Juni 18 Ausgangsrechnungen an gewerbliche Kunden, alle als XRechnung im XML-Format. Parallel gehen 23 Eingangsrechnungen von Großhändlern und Nachunternehmern ein, davon 12 bereits als ZUGFeRD-PDF und der Rest noch als Papier oder klassisches PDF. Der Betrieb sammelt die E-Rechnungen laufend in DATEV Unternehmen online.

Am Monatsende sind alle 18 Ausgangs-XRechnungen mit XML-Datensatz und Visualisierung sowie die 12 ZUGFeRD-Belege in DUO abgelegt. Der Steuerberater zieht sich den Bestand, verbucht ihn und erzeugt daraus den Buchungsstapel. Der Betrieb muss nichts nachbauen: Weil die Ausgangsrechnungen direkt als gültiges Format erzeugt wurden, kommt der strukturierte Datensatz sauber in der Buchhaltung an — die Papierbelege werden eingescannt und als Belegbild ergänzt. Der Elektrobetrieb selbst liegt mit seinem Umsatz unter 800.000 Euro und muss deshalb erst ab 2028 zwingend ausstellen — stellt aber schon jetzt freiwillig auf E-Rechnung um, weil der DATEV-Export dann ohne Zusatzaufwand läuft.

Häufige Fragen

Muss ich an DATEV die XML-Datei oder das PDF übergeben?

Beides gehört zusammen: Der strukturierte XML-Datensatz ist der eigentliche Kern der E-Rechnung und wird maschinell verarbeitet, das Belegbild (PDF) dient der menschlichen Sichtprüfung. Bei ZUGFeRD und Factur-X steckt beides in einer PDF/A-3-Datei, bei einer reinen XRechnung liefert die Software zusätzlich eine lesbare Visualisierung. Ein reines PDF ohne eingebettetes XML reicht dagegen nicht als E-Rechnung.

Was ist der Unterschied zwischen Buchungsstapel und Belegbild?

Der Buchungsstapel enthält die eigentlichen Buchungssätze im DATEV-Format — also Konto, Gegenkonto, Betrag und Steuerschlüssel. Das Belegbild ist die lesbare Darstellung der Rechnung als Nachweis zur Buchung. Der Buchungsstapel wird oft vom Steuerberater oder einer Software mit DATEV-Export erzeugt, während dein Betrieb in erster Linie den vollständigen Beleg inklusive XML-Datensatz liefern muss.

Zählt jede ZUGFeRD-Datei als gültige E-Rechnung?

Nein. Bei ZUGFeRD und Factur-X entscheidet das Profil. Gültig als E-Rechnung sind die Profile EN 16931 (COMFORT), EXTENDED, XRECHNUNG und BASIC. Die abgespeckten Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten zu wenig strukturierte Daten und gelten nicht als vollwertige E-Rechnung — sie taugen nur als ergänzende Information zu einem Papier- oder PDF-Prozess. Prüfe deshalb, welches Profil deine Software erzeugt, bevor du dich auf die Gültigkeit verlässt.

Kann DATEV Unternehmen online XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten?

DATEV Unternehmen online ist darauf ausgelegt, gängige E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD entgegenzunehmen und den strukturierten Datensatz für die Buchung bereitzustellen. Du lädst die Dateien dort hoch, das System zeigt eine Visualisierung und übergibt die Daten an deinen Steuerberater. Bei Detailfragen zu deiner konkreten DATEV-Konfiguration klärst du das am besten direkt mit deinem Steuerberater.

Muss ich als kleiner Betrieb jetzt schon E-Rechnungen ausstellen?

Empfangen musst du strukturierte E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 — unabhängig von deiner Größe. Ausstellen musst du sie erst später: Betriebe mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027, alle übrigen inländischen B2B-Umsätze ab 2028. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen E-Rechnungen aber ebenfalls empfangen können. Bis zur Ausstellungspflicht darfst du mit Zustimmung des Empfängers weiter Papier oder ein einfaches PDF verschicken, solltest die Umstellung aber nicht auf den letzten Moment schieben.

Wie lange muss ich eine E-Rechnung aufbewahren?

Rechnungen unterliegen seit dem 01.01.2025 einer Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (vorher zehn Jahre). Das gilt für den strukturierten XML-Datensatz genauso wie für das zugehörige Belegbild. Der XML-Teil muss dabei nach den GoBD unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar archiviert werden — ein bloßer Ausdruck oder ein umbenanntes File genügt nicht.

Was gilt, wenn Belegbild und XML-Daten voneinander abweichen?

In diesem Fall ist der strukturierte XML-Datensatz maßgeblich, denn er ist der rechtlich relevante Kern der E-Rechnung. Das Belegbild ist nur die lesbare Darstellung und kann bei fehlerhafter Erzeugung abweichen. Deshalb solltest du E-Rechnungen mit einer Validierungsanwendung wie dem KoSIT-Validator gegen EN 16931 und das XRechnung-CIUS prüfen, bevor du sie weitergibst.